Extrapolation sur l’audit interne

« Nous y sommes ! J’ai reçu ma date d’audit interne ; tu te rends compte, comme si l’on n’avait pas assez à faire comme ça, il faut en plus subir un “contrôle” qualité (l’audit, NDLR). Heureusement que l’on n’a pas attendu les auditeurs pour bien faire notre boulot. » 

Et bien voilà ! Le décor est planté ; lequel d’entre nous n’a pas un jour entendu une tirade de ce type ? L’acteur central, « le contrôleur » (l’auditeur, NDLR), n’a plus qu’à faire son entrée en scène, investi des pouvoirs que lui confère son seul titre plutôt que ses missions et responsabilités. 

Et bien justement, parlons-en de ses missions souvent méconnues, pour ne pas dire inconnues, de l’entité auditée et posons-nous en préambule la question de savoir si la première démarche qui devrait être la nôtre, n’est pas celle de donner confiance,  a priori, à l’audité. 

De lui expliquer précisément notre rôle, ainsi que le contenu de notre mission, pour lui permettre de les comprendre et d’être satisfait a posteriori. Il pourrait donc apprécier, ou non, mais en connaissance de cause, la qualité de l’audit (notre prestation, bien que dans la majorité des cas ce ne soit pas lui notre client). 

Ce rôle d’auditeur interne est pluriel. Nous faisons tout d’abord partie de la même entité que l’audité ; ceci est un avantage certain qu’il nous appartient de préserver comme tel, car il nous apparente à la même « famille » professionnelle et crée de fait un lieu commun, le langage. 

Il est important que nous arrivions à être perçus comme l’un des liens physiques donc concrets, entre les interfaces qui initient et managent la qualité. Dans le cas d’une entreprise ce peut être entre la direction, le responsable qualité, les différents services mais également le personnel. Ce lien se doit d’être actif en étant d’abord un vecteur de communication vertical mais également transverse, contribuant à faire vivre la qualité au quotidien. 

Nous avons le devoir d’apporter la preuve permanente que nous maîtrisons le système qualité existant dans l’entreprise, afin d’être crédible et en mesure d’agir avec l’autorité requise. 

Les principales actions que nous sommes amenés à réaliser dans le cadre des missions qui nous sont confiées, portent sur l’examen de la mise en œuvre de l’application du système qualité et de l’adéquation des résultats qui en découlent par rapport aux objectifs à atteindre. Ceci requiert de notre part l’aptitude à distinguer avec objectivité dans un contexte général et particulier, ce qui est fait et comment cela est fait, de ce qui aurait dû être fait. 

D’amener l’audité à analyser la ou les différences résultant de cette distinction. De lui faire prendre conscience de l’utilité ainsi que du sens à donner aux actions correctives et/ou préventives qu’il va programmer et réaliser. De le conseiller, de l’accompagner tant qu’il en exprime le besoin et que cela est justifié à nos yeux. 

Indépendamment des obligations normatives relatives aux audits, la qualité dans l’entité passe par celle de ses auditeurs internes ; il est donc indispensable qu’ils soient formés et qualifiés pour coopérer à la cohérence de l’ensemble du système. 

Cette formation a pour objet de permettre au candidat auditeur d’acquérir une culture globale dans les domaines de la qualité et de l’assurance qualité (normes, vocations, objectifs…) et de maîtriser pour les appliquer, les techniques d’audit. Elle est un des outils indispensables à la compréhension et à l’appropriation permanente de son propre système par le candidat (objectifs, organisations, moyens…). 
Correctement construite, elle lui offre la possibilité d’avoir une vision concrète et structurée de son système, d’y adhérer, d’être responsable au regard des enjeux que son respect et non-respect représentent, mais également d’être capable d’interroger, d’expliquer, de convaincre avec objectivité et de percevoir les améliorations possibles. 

Elle n’est profitable pour lui, comme pour l’audité, qu’à la condition d’être dispensée de façon planifiée et continue. 

Les résultats doivent en être mesurés régulièrement par l’évaluation des acquis théoriques et pratiques. Ce sont eux, ainsi que les fruits de l’expérience retirés de l’exercice, qui détermineront les degrés de qualifications et de compétences de l’auditeur. 

Cette qualification apporte l’assurance à l’entité auditée que les étapes que sont l’évaluation suite aux formations, la validation des connaissances et des compétences, ont été franchies avec succès et que les processus qui y mènent seront renouvelés. 

La formation ainsi que la qualification de ses auditeurs, assurent avec fiabilité à la direction de l’entreprise, que la politique qualité ainsi que les objectifs qui s’y rapportent sont compris de tous ; que les moyens donnés pour les atteindre sont mis en œuvre efficacement et avec constance. Elles permettent la restitution d’informations factuelles, qui sont prises en compte et traitées en revue de direction, afin de rendre le système dynamique par la recherche de son amélioration permanente. 

La réussite d’un audit s’apprécie principalement par la bonne perception qu’a l’audité de nos actions, des enseignements qu’il en retire et de son niveau d’adhésion aux changements qu’elles vont entraîner. A nous de faire en sorte qu’il soit perçu comme un outil de valorisation de son travail et non comme une contrainte « de plus » ; si nous arrivons à ce résultat, nous pourrons vraisemblablement assister à des changements de comportement et percevoir un discours différent comme : « Nous y sommes ! J’ai reçu ma date d’audit interne ; une bonne occasion pour moi de faire un état des lieux de mon activité et d’identifier les points de progression possible. »